Obrót pism w kompaniach a także resortach, wywołuje iż z każdym dniem produkujemy coraz więcej zbytecznej makulatury. Ażeby temu zapobiegać, należy przede wszystkim zdecydować się na przewodzenie archiwum, które jednak winno być kierowane zgodnie z polskimi przepisami. Co należy więc wykonywać, w momencie kiedy pragniemy mieć archiwum, w jakim wszystko będzie na swoim miejscu, a co ważniejsze, żadna rewizja i kontrola nie będzie potrafiła się do nas przyczepić.

Przede wszystkim należy wspominać o właściwym znakowaniu pism w archiwach, co zezwoli nam na obecne znakowanie dokumentów i ich prawidłową segregację. Przeto jeśli posiadamy papiery, które są w obiegu, to robotnicy firmy, trafnie przeszkoleni, powinni precyzyjnie nadawać im symbole, harmonijne z polskimi normami i przepisami. Dokumenty, które powinny pozostać po załatwieniu sprawy zniszczone, muszą być znakowane dużą literą A. Tego gatunku znakowanie spowoduje iż po rozpatrzeniu sprawy przez naszych podwładnych, odbywa się niszczenie dokumentów. Niszczenie dokumentów, pamiętajmy, dotyczy tylko papierów z znakiem A, dlatego tak zasadnicze, jest ażeby podwładni byli właściwie wykształceni, by zdołali odpowiednio ocenić wagę aktu, a tym samym nadać mu odpowiedni znak. Co dzieje się jednakże z innymi dokumentami, które przecież również są tworzone w naszyj spółce i krążą między działami. Papiery, które należy, po załatwieniu sprawy, chronić, zdobywają specyfikację, w postaci dużej litery B, co automatycznie określa, iż po rozpatrzeniu sprawy, nie będzie opcji wariantu niszczenie dokumentacji. Niszczenie dokumentacji, w przypadku papierów znakowanych znakiem B, może odbyć się tylko, jeżeli któryś z robotników archiwum, takiej dokumentacji przyzna dodatkowe oznakowania, w postaci liczby. Liczba taka będzie określała liczbę miesiąców, jaką ma być ów papier, dokument składowany w archiwum, na wypadek gdyby ktoś życzył wrócić do sprawy. Papiery oznakowane literką B, mają także odmienne, równoległe znakowania, które przynoszą iż do konkretnej kwestie wracamy po jakimś czasie, lub po prostu czekamy do przedawnienia, albo składujemy dane dokumenty, na przypadek, gdyby jakieś instytucje, pragnęły wglądu do owych papierów. Dlatego, jeżeli przy akcie z literą B widnieje mikra literka e, to musimy posiadać świadomość, iż taki dokument, zgodnie z przepisami, powinien być gromadzony przez kilkanaście lat, ponieważ w każdej chwili, pracownicy wyjątkowych instytucji mogą do nich zaglądnąć. Z kolei, jeśli akt, obok B posiada także parafkę, rodzaju Z, to wiedzmy, iż papiery te będą leżały w naszej firmie do końca jej egzystowania. W tym wypadku nie wchodzi w rachubę jakiekolwiek brakowanie dokumentów. Brakowanie dokumentów, oznakowanych BZ, może spowodować pociągnięcie do odpowiedzialności karnej, robotników, którzy zdecydowali się na taki krok. Pamiętajmy dlatego o tym, w momencie kiedy będziemy chcieli robić cokolwiek z dokumentami w naszej przedsiębiorstwie, bowiem niestosowanie się do prawidłowych przepisów, może spowodować niemiłosierne sankcje, które zapewne odcisną swoje piętno na naszej działalności.

Dane adresowe:

Aktana

ul. Dekabrystów 78

42-200 Częstochowa

Telefon: 794-111-797

www.aktana.pl